1. Compartir un ORDEN DEL DÍA previo.
Es fundamental que todos los asistentes cuenten con una agenda en los días previos, compartida por todo el equipo. De esta forma, podrán realizar un trabajo previo, preparando posibles soluciones, cuestiones, estrategias, etc.
2. Orden del día. Temas concretos a tratar.
La concreción de los temas y ceñirnos a ellos es una de las claves para optimizar las reuniones. Lo ideal es fijar pocos temas, dos o tres, en lugar de querer abarcar múltiples aspectos. Al inicio de la reunión se hará un breve repaso de control de reuniones anteriores (si es el caso) y del orden del día, evitando desviarse o incluso estableciendo de antemano un tiempo concreto para otros temas que puedan surgir fuera de la agenda.
3. Optimiza el tiempo
Parece muy obvio tener que recordar la puntualidad de todos los asistentes, tanto en el inicio de la reunión como en su finalización (así no interferiremos en el resto del día de nadie). ¿Habéis terminado antes de lo previsto? Pues que no se hable más, la reunión ha finalizado.
4. Preparar la logística: documentación y entorno cómodo.
5. Incentiva a participar
Todos deberíamos formar parte activa de una reunión, teniendo la libertad y confianza para exponer libremente nuestras ideas. Si alguien no lo hace, pregúntale y motívale para que se exprese. La participación alta crea un ambiente mucho más dinámico y hace la reunión más productiva.
6. Tomad decisiones
El tiempo vale oro y aquellas reuniones que aprovechan el tiempo son las que permiten tomar decisiones o centrar bien los objetivos. Por el contrario, muchas veces ganan las conjeturas y divagaciones.
7. Conclusiones y seguimiento
La reunión óptima es la que termina con unas conclusiones claras de lo acordado y del papel o tarea posterior de cada uno. Habrá que establecer acciones, plazos y responsables. Igual de importante es que se haga un seguimiento posterior. Es importante tomar nota de lo acordado mediante un Acta para la constancia y seguimiento de los temas. Es ideal archivarla pero sobre todo compartirla con los que han asistido a la reunión o los que no han podido asistir.
